XML a Contpaqi – Generar pólizas desde Excel

Exportar información directamente del XML a Contpaqi es sin duda una las actividades mas deseadas para los encargados de generar información financiera de toda empresa.

Como sabrás, con las últimas reformas que hemos tenido en materia de contabilidad, las empresas han visto como la carga de trabajo ha incrementado de manera significativa ya que ahora no sólo debemos realizar la contabilidad de los operaciones económicas de los comprobantes que nos entreguen los contribuyentes si no que ademas de eso debemos ser capaces de vigilar la correcta administración de los comprobantes fiscales en su formato digital.

Antes capturaba todas mis pólizas en poco tiempo, ahora tardo mucho asociando el XML a la póliza para cumplir con la contabilidad electrónica.

¿Cuántos se identificaron con ese caso?

Sin hacer mucho relajo, para cumplir con la contabilidad electrónica con Contpaqi debemos (como mínimo): Asignar código agrupador del catálogo de cuentas del SAT, cargar los XML recibidos y emitidos en el ADD, definir el documento bancario de la póliza y ya por último Asociar el XML a la póliza contable.

Asociar el XML a la póliza contable

Paso #1 – Ya que hemos definido las características del pago de la operación en cuestión ahora debemos seleccionar los comprobantes fiscales en cuestión para a partir de ellos contabilizar nuestras pólizas.

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En este apartado, podemos seleccionar entre otros, los siguientes documentos y que son los mas comunes al ahora de contabilizar:

  • Facturas recibidas (compras o gastos)
  • Facturas emitidas (ventas)
  • Sobre Recibos (Recibos de nómina, etc.)

Desconozco porque los recibos de nómina, pese a que son comprobantes emitidos por el propio contribuyente las excluye en otro apartado, debe ser por la información contenida en uno y en otro documento, lo cual si estuvieran en la misma pestaña agrandaría el número de columnas.

Paso #2 – Seleccionar los comprobantes fiscales con los que vamos a trabajar.

Seleccionar los comprobantes fiscales con los que vamos a trabajar

Para facilitar este proceso en Contpaq i® Contabilidad, puedes:

  • Filtrar la información por todos y cada uno de los títulos de las columnas, en mi caso resulta muy cómodo hacerlo por RFC o folio.
  • Puedes seleccionar mas de un comprobante a asignar, para ello debes presionar la tecla Shift + o bien, puedes seleccionarlos de forma separada con la tecla Ctrl + clic en cada comprobante.
  • Inclusive puedes seleccionar comprobantes de distintos proveedores o clientes, sólo debes procurar seleccionar el CFDI al movimiento cuando se trate de contabilizar varios XML en una póliza.

Por cuestiones prácticas, acostumbro a incluir varios XML cuando se trata de operaciones similares, en el ejemplo que estamos viendo se trata de la contabilización de compra de combustible por parte de una gasolinera o bien cuando se trata de contabilizar la reposición de gastos pagados en efectivo y son mediante un cheque expedido a favor del contribuyente.

Una vez que se tengan los comprobantes seleccionados presionamos la F9 o presionamos el botón “Asociar Documento ” para asociarlos a la póliza, el sistema empezará a indexarlo y cuando termine la columna “Contabilidad” aparecerá seleccionada con una casilla todas y cada uno de los documentos indexados.

Podemos repetir este paso cuantas veces se necesario ya que una póliza puede tener varios XML adjuntos sin importar si se trata de una provisión (Diario), venta/cobro (Ingreso) o un gasto/inversión (Egreso), cuando ya tengamos listos nuestros documentos asociados presionamos Alt + F4 o el botón Salir que se encuentra en la parte superior derecha.

Posteriormente el sistema nos regresará a la ventana inicial de la póliza mostrándonos una lista con los documentos elegidos.

Paso #3 – Seleccionar los CFDI de la póliza al movimiento a trabajar.

Seleccionar los CFDI de la póliza al movimiento a trabajar

Nuevamente, el programa nos permitirá seleccionar dos o mas CFDI a un sólo movimiento, en este caso el contribuyente adquiere los tres tipos de combustible: Magna, Premium y Diesel por lo en mi caso puedo seleccionar por ejemplo el folio 25946342, 25922549 y el 25957039 y cargarlos en su respectiva cuenta de compras destinada al combustible adquirido.

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Bajo esta mecánica, tenemos que ahora Contpaq i® Contabilidad renueva su ventana de asignación de movimientos de póliza agregando a la izquierda un apartado con la información del comprobante asignado. Cuando son muchos comprobantes para un sólo movimiento se pierde

Pueden hacerlo movimiento por movimiento claro, y en lugar de lo anterior les quedaría de la siguiente manera:

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Donde ahora la información se muestra un poco mas detallada, mostrándonos el nombre y RFC del contribuyente en cuestión (en el caso de un cliente mostrara la información del receptor), # de serie y factura, detalle del producto o servicio así como las cantidades del contribuyente.

Regresando con la contabilización de múltiples una vez hemos seleccionado la cuenta a la cual se va a cargar/abonar el sistema tomará la información de los importes en los CFDI de los cuales podemos seleccionar alguno de los que aparecen (aplica también cuando se hace forma individual).

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Nota: En ocasiones llega a suceder que no aparece tal y cómo queremos contabilizarlo, esto debido a que el comprobante no fue expedido tan detalladamente o bien el sistema no viene adaptado para reconocer ciertas cantidades, no pasa nada, ya que esto sólo es una herramienta que nos facilita teclear mal cantidades y nada tiene que ver con la posibilidad de poner otras cantidades distintas.

Seleccionamos y presionamos la tecla Enter, posteriormente proseguimos con el siguiente movimiento que para el caso sería el del IVA acreditable y por último la cuenta de bancos que fue con la que se cubrió este movimiento.

Tip: en el caso del movimiento que afecte a bancos, el sistema por defecto no pondrá en cargo, para ahorrar pasos puedes invertir el cargo y pasar a abono presionando la combinación Ctrl + T y ahora será abono.

En los casos en que los comprobantes incluyan por ejemplo retenciones (IVA) Contpaq i® Contabilidad reconocerá el movimiento y dentro de la ventana aparecerá de la siguiente manera.

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Es por ello que te presento una poderosa herramienta que te facilitará en gran medida la generación de pólizas a través de los archivos XML (comprobantes fiscales) para que, en un par de clics tengas listas las pólizas para ser exportadas a nuestro programa Contpaq i.

Estoy seguro que esta herramienta te fascinará y te darás cuenta que te evitará muchos dolores de cabeza y lo más importarte no malgastarás tu tiempo capturando pólizas.

Maximiza tu trabajo con XML a Contpaqi

La aplicación consta de 4 hojas:

Hoja de Control

Se ingresan los RFC de todos los contribuyentes (tus empresas) con los que vamos a trabajar, con esto nos aseguramos que los archivos que se importen corresponden a estos contribuyentes.

Hoja de Clientes y Proveedores

Aquí se almacenarán los datos del cliente y proveedor respectivamente cuando se importen archivos XML. En cada una de estas hojas se deberán capturar las cuentas contables que afectarán a las cuentas de resultados y de balance (Pólizas Provisión de Gastos y Provisión de Ingresos), así también para las pólizas de ingresos y egresos se deberá capturar las cuentas de flujo (Cuenta contable de Bancos).

Hoja XML_DetallePolizasCTPQi

Es aquí donde realizamos todo el procedimiento para la generación de los tipos de póliza que pueden ser:

  • Diario (Provisión de Ingresos)
  • Diario (Provisión de Egresos)
  • Diario (Comprobación de gastos / Gastos vs Deudores)
  • Ingresos (Flujo / Cancela provisión de Ingresos)
  • Ingresos (Cobranza directa / Bancos vs Ingresos)
  • Egresos (Flujo / Cancela provisión de Egresos)
  • Egresos (Gastos directa / Gastos vs Bancos)

Velo en acción.

Procedimiento

El procedimiento que debemos seguir para importar los archivos XML y generar la Póliza contable, una vez hemos instalado la aplicación XML a Contpaq i es el siguiente:

  1. Ya que ingresamos los datos en la hoja de control, nos dirigimos a la hoja Hoja XML_DetallePolizasCTPQi y seleccionamos el tipo de póliza a generar.
  2. Seleccionamos el RFC del contribuyente del cual desea importar los archivos XML.
  3. Seleccionamos los criterios para asignar el número y la fecha de la póliza.
  4. Importamos los archivos XML del RFC seleccionado. Si desea importar información de Clientes/Proveedores o por un rango de fechas determinado puede hacerlo seleccionando “Importar archivos XML específicos” y seleccionar los criterios deseados.
  5. Actualmente los archivos XML no contienen los datos bien estructurados de los importes gravados y no gravados por lo que es complicado obtenerlos directamente. Para ello recomendamos activar Casilla “Calcular Base Gravable y No Gravable al importar archivos”.
  6. Importamos los archivos XML del RFC seleccionado. Una vez hecho esto, en caso de que los totales de los cargos y abonos sean diferentes, se mostrará un mensaje en dónde indica que la póliza no está cuadrada. Al hacer clic en el botón Validar Cuadre de Póliza señalará el registro que no cuadra y que debemos de corregir, ya sea modificando las cantidades manualmente o pidiendo el archivo XML correcto.
  7. Se deberá validar que todos los registros contengan las cuentas contables a las que se afectarán los movimientos. Una vez se haya validado y asegurado que la póliza está debidamente cuadrada y que todos los registros tienen las cuentas contables asignadas se procederá a generar la póliza y exportarla a un archivo de texto.
  8. Importar el archivo de texto de la póliza generada a Contpaq i® Contabilidad.
Antes de realizar este paso debes asegurarte de haber cargado todos los comprobantes fiscales al Administrador de Documentos Digitales (ADD) para que los puedas vincular con la póliza, de lo contrario únicamente se generará la póliza, pero sin las asociaciones de los archivos XML.

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La aplicación se encuentra desarrollada a través de Macros en Excel Office 2007, Office 2010 (32 y 64 Bits), Office 2013 (32 y 64 Bits) para sistemas operativos Windows. Compatible con Contpaq i Contabilidad 7.7.0+


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  1. cuanto cuesta el programa

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