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XML a Contpaqi – Generar pólizas desde Excel

Generar y asocia el XML a Contpaqi Contabilidad al generar pólizas de manera manual o a través de una plantilla en Excel.

Exportar información directamente del XML a Contpaqi Contabilidad es sin duda una las actividades mas deseadas para muchos contadores hoy en día.

Con eso de la Contabilidad Electrónica la carga de trabajo ha incrementado en gran medida pues ahora no sólo debemos realizar los registros contables, sino que debemos ser capaces de administrar el XML de los comprobantes fiscales.

Antes capturaba todas mis pólizas en poco tiempo, ahora tardo mucho asociando el XML a la póliza para cumplir con la contabilidad electrónica.

¿Te sientes identificado?

Para cumplir con la Contabilidad Electrónica con Contpaqi debemos (como mínimo):

  1. Asignar código agrupador del catálogo de cuentas del SAT.
  2. Cargar los XML recibidos y emitidos en el ADD.
  3. Definir el documento bancario de la póliza.
  4. Asociar el XML a la póliza contable.

Procedimiento que verás a continuación.

Asociar el XML a la póliza contable en Contpaqi

Paso #1 – Una vez definido las características del pago de la operación, debemos seleccionar los comprobantes fiscales y a partir de ellos realizar los registros contables.

Administrador de Documentos Digitales - XML a Contpaqi

En este apartado, podemos seleccionar entre otros, los siguientes documentos y que son los mas comunes al ahora de contabilizar:

  • Facturas recibidas (compras o gastos)
  • Facturas emitidas (ventas)
  • Sobre Recibos (Recibos de nómina, etc.)

En el caso de los recibos de nómina, pese a que son comprobantes emitidos por el contribuyente las excluye en otro apartado. Quizás sea por la información contenida, lo cual agrandaría el número de columnas.

Paso #2 – Selecciona los comprobantes fiscales con los que vamos a trabajar.

Seleccionar los comprobantes fiscales con los que vamos a trabajar

Para facilitar este proceso en Contpaq i® Contabilidad, puedes:

  • Filtrar la información, en mi caso resulta muy cómodo hacerlo por RFC o folio.
  • Puedes seleccionar mas de un comprobante a asociar, eso lo consigues al presionar la tecla Shift + o bien, puedes seleccionarlos de forma separada con la tecla Ctrl + clic en cada comprobante.
  • Puedes seleccionar comprobantes de distintos proveedores o clientes, y eso aplica en la reposición de gastos.

Por cuestiones prácticas, acostumbro a incluir varios XML cuando se trata de operaciones similares. En este caso se trata del registro contable de la compra de combustible por parte de una gasolinera.

Una vez que se tengan los comprobantes seleccionados presionamos la F9 o presionamos el botón “Asociar Documento ” para asociarlos a la póliza.

El sistema empezará a indexarlo y cuando termine la columna “Contabilidad” aparecerá seleccionada con una casilla todas y cada uno de los documentos indexados.

Podemos repetir este paso cuantas veces se necesario ya que una póliza puede tener varios XML adjuntos sin importar si se trata de una provisión (Diario), venta/cobro (Ingreso) o un gasto/inversión (Egreso).

Cuando ya tengamos listos nuestros documentos asociados presionamos Alt + F4 o el botón Salir que se encuentra en la parte superior derecha.

Al terminar de asociar el XML en Contpaqi, el sistema nos regresará a la ventana inicial de la póliza mostrándonos una lista con los documentos elegidos.

Paso #3 – Seleccionar los CFDI de la póliza al movimiento a trabajar.

Seleccionar los CFDI de la póliza al movimiento a trabajar

Debemos seleccionar el o los comprobantes fiscales a los sólo movimientos. En este caso la compra fue de los tres tipos de combustible: Magna, Premium y Diesel por lo que en este caso podemos seleccionar uno o más comprobantes.

04a-Contabilizar-desde-el-XML-a-traves-del-ADD

Al seleccionar un comprobante se muestra la información del comprobante, mostrándonos el nombre y RFC, # de serie y factura, detalle del producto o servicio así como las cantidades del contribuyente.

Si seleccionas dos o mas comprobantes, te mostrará sólo los totales.

05-Contabilizar-desde-el-XML-a-traves-del-ADD

Al momento de realizar el cargo/abono, el sistema mostrará la información de los importes en los CFDI de los cuales podemos seleccionar los importes (aplica lo mismo de forma individual).

Anteriormente (antes de la versión 3.3) sucedía que no aparecían algunos importes de manera correcta, esto sucedía porque el comprobante no había sido expedido de manera correcta, pues no se tenía una normatividad con el llenado.

Seleccionamos y presionamos la tecla Enter, posteriormente proseguimos con el siguiente movimiento que para el caso sería el del IVA acreditable y por último la cuenta de bancos que fue con la que se cubrió este movimiento.

Puedes invertir la naturaleza de la operación, pasando de cargo a abono (o viceversa) con la combinación Ctrl + T y ahora será abono.

En los casos en que los XML incluyan retenciones (IVA) Contpaq i® Contabilidad reconocerá el movimiento y dentro de la ventana aparecerá de la siguiente manera.

07-Contabilizar-desde-el-XML-a-traves-del-ADD

Con el tiempo, nos acostumbraremos a registrar las operaciones de los XML con mayor rapidez y soltura ya que la curva de aprendizaje apenas está comenzando.

Personalmente la utilización de los atajos y combinaciones de teclas ayuda bastante y te ahorra mucho tiempo.

Ahoya sabes cómo asociar el XML a la póliza en Contpaqi Contabilidad y cumplir con la normatividad en caso de que la autoridad te solicite las pólizas a través del Buzón Tributario.

Si esto te ha sido de utilidad, no olvides compartirlo para que le llegue a mas personas y dejen de sufrir por este asunto.

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