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Tecnología, una herramienta vital en la contabilidad

La tecnología con la que contamos hoy en día nos simplifica muchas cosas y en materia de contabilidad no es la excepción ya que abre la posibilidad de realizar y analizar las operaciones comerciales con mayor prontitud que en otras épocas.

El pasado 25 de Mayo se llevó acabo la Expoferia Nuevos Servicios Digitales SAT (Conexión 2016) en la ciudad de Guadalajara, Jalisco. En el evento inaugural, el Lic. Aristóteles Núñez (Jefe del SAT) destacó la importancia de la tecnología como herramienta de comunicación y transparencia. Aprovechó para comentar, que espera muy pronto se utilice para la rendición de cuentas por parte de los funcionarios públicos y como herramienta de fiscalización para los ciudadanos.

Enfatizó que todas las dependencias en los tres niveles de gobierno deberían tener como eje que impulse la eficiencia, la eficacia, la transparencia y la trazabilidad de sus actos a la tecnología.

Lo cierto es que desde con la tecnología con la que contamos desde hace ya buen rato, varias de nuestras operaciones pueden ser fiscalizadas a través de elementos digitales con los que ya hemos venido trabajando como lo es el comprobante fiscal electrónico y el envío de la información contable a través de la página del SAT.

Así que, las cosas están cambiando, y con ello debemos tener siempre en cuenta que debemos adaptarnos a estos cambios y ser capaces de procesar toda la información, que cada vez es mas grande y de preferencia hacerlo en el menor tiempo posible.

La tecnología como herramienta indispensable en la contabilidad

Ahora bien, ante todo este mar de información que estamos recibiendo día con día debemos encontrar soluciones que nos permitan trabajar con el menor estrés posible.

Cientos y cientos de comprobantes fiscales nos llegan todos los días: Unos a nuestro correo electrónico y otros los tenemos que bajar del SAT.

Esto porque el cliente acostumbra a darle reenviar a todos los comprobantes que recibe o de plano da nuestro correo directamente a su proveedor para que este nos envíe el comprobante fiscal.

Total que siempre tenemos información duplicada y sin orden alguno, entorpeciendo nuestro trabajo, mas si no tenemos la costumbre de ordenar y depurar nuestros archivos.

Si eres contador sabes a lo que me refiero…

Ahora bien, de acuerdo con la legislación mexicana, en materia de comprobación fiscal, los contribuyente se encuentran obligados a conservar la documentación relacionada con la contabilidad de su negocio, durante el tiempo que la autoridad tenga vigente sus facultades de comprobación, 5 años en términos generales y hasta 10 cuando el contribuyente no presente una declaración en tiempo y forma estando obligado a hacerlo.

Entre la documentación que deberá conservar nos encontramos con los comprobantes fiscales, que pueden ser facturas, recibos de honorarios, de arrendamiento, de nómina, y en general cualquier comprobante fiscal que ampare los actos o actividades que realizó y con las que estuvo relacionado durante su ciclo económico.

Fue entonces que en el año 2004, la autoridad incluyó la figura de la llamada «facturación electrónica» con la finalidad de facilitar la revisión hacia los contribuyentes, simplificando así la manipulación de los documentos  y a la vez permitiendo a los contribuyentes la reducción de costos al implementar sistemas que le permitan automatizar procesos.

La realidad es que el proceso ha sido difícil para ambos actores.

Por un lado la autoridad sigue realizando procedimientos de forma manual para poder fiscalizar a todo mundo (como si no contará con la tecnología actual) y por otro el contribuyente sigue teniendo complicaciones para entender realmente la tecnología y el potencial que representa contar con toda la información en un formato universal (XML), permitiéndole generar reportes  en cuestión de segundos.

Con decirte que aún existen contribuyentes pidiendo la versión impresa, porque siguen con la idea de que «papelito habla«.

Este formato, es en realidad lo que la autoridad reconoce realmente como comprobante fiscal hoy en día, ya no la versión impresa, ni mucho menos el PDF.


«El XML es el comprobante fiscal, no el PDF»

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Por supuesto que desde su implementación a la fecha, la factura electrónica en México ha evolucionado bastante, y la información ha venido siendo cada vez más específica teniendo la posibilidad de procesar más y mejor la información contenida en los XML.

Entonces, estamos en una era en la que gracias a la facturación electrónica, las empresas pueden saber en tiempo real la situación financiera, y si queremos ser más ambiciosos podemos decir que todas y cada una de las áreas pueden estar siendo beneficiadas de la información generada al instante.

Así los de ventas pueden saber con precisión si la campaña de marketing recién implementada está teniendo los resultados esperados, los de cobranza puede tener el control sobre las ventas realizas y que están pendientes de cobro, los de producción saber cuál es el producto más demandado, el área de pagos realizar la programación de las deudas y así todo trabajando de manera armoniosa utilizando la misma información. [Ver infografía]

Pero todo esto no será posible sino contamos con las herramientas necesarias para sacar el máximo aprovechamiento a los comprobantes fiscales. No será posible  hasta que todos y cada uno de nosotros tengamos bien en claro (o nos acostumbremos) al lenguaje contenido en los comprobantes fiscales digitales.

Pero descuida, para eso ya he encontrado una solución.

Utiliza nuestra tecnología y administra tus comprobantes fiscales como un profesional

CentralCFDI - Cambiando la forma de recibir facturas

CentralCFDI nace como una necesidad de tener todos los comprobantes organizados y poder realizar consultas de manera rápida y eficiente. Además, te permite obtener rápidamente el monto total de los Ingresos y Egresos realizados por tu empresa (o la de tus clientes, si eres contador) de forma instantánea.

Sin importar la hora o el lugar, siempre tendrás acceso a la aplicación.

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Principales características de la aplicación:

Comprobantes recibidos y emitidos

Comprobantes fiscales recibidos y emitidos

El alma y motor de esta aplicación se centra en que descarga TODOS los comprobantes fiscales directamente desde la página del SAT. Así sin mas… Ya no tendrás que preocuparte por estar entrando a la página del SAT para descargarlos de forma manual ni mucho menos tener que organizarlos en carpetas.

Pero no sólo eso, sino que lo hace con elegancia, ya que lo hará de forma automática todos los días mientras tu duermes.

Al día siguiente ya sabrás cuales han sido todas la operaciones (incluyendo el IVA que has cobrado/pagado). Ya sea por mes o por períodos superiores a un mes.

La aplicación por defecto descarga hasta 500 comprobantes recibidos y 500 recibidos, dando un total de 1,000 al día (o 30,000 al mes). Esto es así porque se conecta directamente a la página del SAT y extrae los comprobantes arrojados por sistema.

Si la empresa lo requiere se puede modificar de forma individual para que en lugar de realizar una sola búsqueda diaria, lo realice dos o hasta tres veces por día. Dando margen a que se puedan descargar infinidad de comprobantes fiscales sin que perdamos tiempo en hacerlo de forma manual.

Descarga de comprobantes fiscales

Descarga de comprobantes fiscales y reportesSi bien la aplicación almacena los comprobantes fiscales (XML) de manera directa en los servidores donde se encuentra alojada la aplicación, esta nos permite realizar la descarga de forma ilimitada a nuestros sistemas y/o equipos, descargando todos los XML.

Podemos filtrando los resultados por períodos, por folios fiscales, por proveedores etc. así como obtener un reporte en Excel (CSV) donde se nos detalla la información.

Descargar reporte de comprobantes en ExcelEl reporte se descarga sin formato, listo para todos los sistemas ya que se trata un archivo estandarizado. En el se incluye información como: Fecha, Folio Fiscal UUID, Tipo de comprobante, RFC Proveedor, Nombre Proveedor, Serie, Folio, Moneda, Tipo_cambio, Cantidades (Total, SubTotal, IVA, IEPS, RET. IVA y RET. ISR), Detalle, Estado, Fecha verificación SAT.

Validación, visualización y obtención de la representación impresa

Información a detalle y representación impresa de los comprobantes fiscales (XML)

Al acceder a la información de los comprobantes de manera individual, se nos presenta la información contenida en el XML, empezando por la validación del comprobante, mismo que se realiza todos los días permitiendo tener certeza jurídica de que no ha sido cancelado.

Luego tenemos información general del comprobante como lo es el Folio Fiscal, Tipo de comprobante, Tipo de operación (para la DIOT), Fecha de emisión, Serie folio, Moneda y tipo de cambio así como las cantidades (Totales, Subtotales e Impuestos). Ahí mismo tenemos tres opciones: Enviarlo por correo electrónico, obtener una representación impresa o visualizar directamente el comprobante en su formato original (XML).

Del lado derecho tenemos la información relacionada con emisor del comprobante.

Y por último, en la parte de abajo contamos con la descripción a detalle de cada uno de los elementos incluidos en la factura. Mostrándonos cantidades, descripciones, precios e importes.


Multi empresa

Aplicación Multi Empresa

Sin importar el número de empresas que tengas a tu cargo, puedes administrar y descargar los comprobantes fiscales de todas y cada una de ellas así como obtener reportes y gráficas de las operaciones.

Con ello nos evitamos tener que realizar la misma acción de consultar la información en la página del SAT y perder tiempo en cada uno de los contribuyentes que estén a tu cargo.


Multi usuario

Aplicación con acceso Multi Usuario

Si la función anterior te parece increíble espera a que te diga que puedes dar acceso a varios usuarios a la vez, para que todos y cada uno de ellos puedan acceder a la información de los comprobantes fiscales descargados.

Todos y cada uno de los usuarios que des acceso podrán visualizar y hacer cambios como si fueran administradores. Para ello lo único que debes considerar, es que la persona a quien quieras dar de alta deberá estar previamente registrada.

Así que sin importar las distancias que existan entre cada departamento o área que necesite la información todos pueden participar y trabajar para optimizar los procesos.


Reportes instantáneos y gráficas

Resumen de tus comprobantes fiscales

Tenemos un «Resumen», que nos muestra los comprobantes fiscales fiscales emitidos y los recibidos. Con sus totales en pesos mexicanos (MXN) así como en número de comprobantes totales durante el período.


«Lo que se mide, se puede mejorar.»

–Peter F. Drucker


Gráfica de de tus comprobantes fiscales

También contamos con «Gráficas», mostrándonos el comportamiento de las operaciones realizadas en volumen de comprobantes fiscales y en pesos mexicanos (MXN).

Ambas gráficas nos muestran el comportamiento y el rendimiento económico de nuestra empresa permitiendo así tomar las decisiones correctas al tomar una u otra opción.


Información de clientes y proveedores

Listado de clientes y sus comprobantes

La aplicación muestra a detalle los clientes a los que les hemos emitido comprobantes fiscales, esto nos permite identificar a los clientes y posteriormente seguir la pista de los productos o servicios que han adquirido con nosotros.

Listado de proveedores y sus comprobantes

Lo mismo para el caso de los proveedores, nos mostrará de forma invidiual las operaciones que hemos realizado y con ello tener la certeza de que nuestros proveedores nos han emitido los comprobantes fiscales correspondientes a las operaciones realizadas.

El último día del mes puedes verificar si los comprobantes fiscales se encuentran al día, y en su caso emitirlo o solicitarlo antes de que contabilidad realice sus cierres.

En ambas situaciones al seleccionar un cliente o proveedor nos mostrará información a detalle como lo es: Nombre, RFC y domicilio fiscal, comprobantes relacionados y nuevamente al seleccionar cada comprobante el detalle de las operaciones.


Declaración de Operaciones con Terceros (DIOT)

Generar DIOT en línea

Una vez se haya especificado si un comprobante ha sido pagado o no, la aplicación te permite generar, a partir de la información contenida en los XML la carga Batch para la DIOT (Formato A-29) de las operaciones realizadas por los contribuyentes en formato de texto plano (TXT).

Con esto evitarás la captura de cada proveedor de forma manual al generar la DIOT, ya que una vez creada la declaración, podemos importar la información de los proveedores directamente desde el archivo recién generado.


¿Cómo empezar a trabajar?

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*En pago anual te ahorras 2 meses. Precios con IVA incluido.


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Si ya tenemos los XML en nuestro poder, las posibilidades son infinitas…

¿Te imaginas cuanto tiempo ahorrarás con toda esta información a la alcance de tus manos?

La aplicación es completamente en línea, por lo que no tienes que instalar ni configurar absolutamente nada y lo mejor de todo es que no importa dónde te encuentres, la información siempre estará ahí lista para que trabajes donde te encuentres.

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