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Sistema contable en línea CalcImp (para contadores y no contadores)

Seas contador o no, hoy en día tener acceso a un sistema contable en línea te brinda muchas ventajas competitivas para optimizar tus tiempos y cumplir con tus obligaciones fiscales.

Cumplir con tus obligaciones fiscales puede ser muy complicado si no cuentas con herramientas como CalcImp, un sistema contable en línea que te permite calcular tus impuestos dedicándole al menos hora al mes.

Estar al día con tus obligaciones fiscales no debe tomarse a la ligera y cuando no se tiene idea de cómo o por dónde empezar se deja al final sin tomar en cuenta que la falta de atención en este asunto puede acabar con tu negocio.

Otros consideran muy costosos los honorarios de un contador, para ser lo primero en lo que deben pensar a la hora de abrir un negocio (que todavía no saben si va a funcionar).

Ya que el negocio crezca vemos eso de los impuestos, por ahora lo que importa es generar ganancias.

Para estas situaciones existe CalcImp, que te permite implementar un sistema contable en tu negocio que ademas de calcular tus impuestos, te permite administrar de algunos rubros importantes como son: clientes, proveedores, activos fijos, etc.

Sistema contable en línea CalcImp (para contadores y no contadores)
CalcImp viene en dos versiones: gratuita y de pago.

En la versión gratuita el sistema contable viene un poco limitado, aun así te permitirá:

  • Descargar tus comprobantes fiscales.
  • Conciliar tus ingresos y gastos.
  • Obtener información para presentar tus declaraciones de ISR e IVA.

Caso práctico para determinar el ISR e IVA con CalcImp

En esta ocasión vamos a utilizar la versión gratuita para determinar los impuestos de una persona física con ingresos por honorarios (contadores, fotógrafos, diseñadores gráficos, publicistas, community manager, etc.).

Lo primero que debes hacer es registrarte a través del siguiente formulario.

Registrate gratís en CalcImp



También lo puedes hacer directamente en el siguiente enlace.

Registrar contribuyente

Tu cuenta gratuita te permite registrar un contribuyente persona física; la plataforma trabaja por sistema de créditos por lo que en caso de necesitarlo podrás adquirir más dependiendo de tus necesidades (CalcImp Pro).

Crear contribuyentes | Sistema contable en línea CalcImp

Para crear una cuenta necesitas ingresar Nombre, RFC, Tipo de persona (FISICA – Servicios profesionales) y Zona (Centro, fronteriza o ambas). Posteriormente podrás editar la configuración de cada contribuyente para incluir a dirección fiscal, la obligación de pagar IEPS, impuesto sobre hospedaje o si cuenta con empleados.

Editar contribuyentes | Sistema contable en línea CalcImp

Adicionalmente podemos configurar la aplicación para establecer el estado por defecto de los comprobantes fiscales de ingresos (recibos de honorarios) así como del cálculo automatizado.

Una vez configurada la cuenta del contribuyente podemos iniciar con el cálculo de los impuestos.

Descargar comprobantes fiscales

Lo primero que debes hacer es ingresar la información de tus ingresos y tus gastos.

El sistema contable CalcImp cuenta con un módulo de descarga masiva de comprobantes fiscales del SAT. Adicionalmente también puedes ingresarlos de forma manual a través de la carga por lotes (archivos *.zip).

Descargar comprobantes fiscales en CalcImp

Para ello damos clic en «Descarga masiva de XML Emitidos/Recibidos». Ingresamos la contraseña con la que accedemos al portal del SAT y tecleamos el captcha.

El proceso demorará dependiendo del número de comprobantes a descargar. Únicamente descargará los comprobantes que se encuentren vigentes al momento de la solicitud.

La versión gratuita incluye la descarga de hasta 15 XML, el resto lo puedes ingresar manualmente.

XML emitidos descargados en CalcImp

Repetimos el procedimiento con los comprobantes recibidos (gastos).

Concilia tus ingresos y gastos

Las personas físicas pagan sus impuestos sobre el flujo de efectivo, por lo que después de descargar los comprobantes fiscales toca señalar la fecha en la que fueron efectivamente cobrados (ingresos) y pagados (gastos).

Conciliar ingresos y gastos en CalcImp

Es común tener recibos de ingresos que no se cobran en el mes (o cobros de recibos de meses anteriores). Por defecto todos los comprobantes de ingresos aparecen como cobrados y los de egresos (gastos) aparecerán como pagados.

La razón es porque así está configurada la cuenta del contribuyente y se puede modificar en cualquier momento.

Dentro de la columna cobros/pagos aparece un mensaje de alerta «No conciliado ⚠️», esto porque aunque aparecen como cobradas/pagadas el mismo día de su expedición, no hemos seleccionado la cuenta del cobro/pago de este comprobante.

Para solventar esto nos dirigimos a la columna comandos y damos clic en el botón de edición. En ambos casos tanto de ingresos como de gastos se nos mostrará información contenida en el comprobante fiscal.

Detalle de los ingresos en CalcImp

Dentro de la edición del comprobante fiscal de ingresos tenemos las siguientes pestañas de información:

  • Factura: Información completa del XML.
  • Cobros: Información relativa al cobro de este comprobante. Si el pago fue con «Transferencia» debemos seleccionar la cuenta destino y para ello previamente debemos ingresar al menos una cuenta bancaria en la configuración del contribuyente.
  • CFDI: Opciones extras como la descarga del comprobante en XML o PDF, así el envío por correo electrónico a nuestros clientes.

En caso cobrar un recibo expedido en meses anteriores, abrimos período en el que se generó, solicitamos la descarga de XML y configuramos el cobro asignando la fecha en que fue realizada efectivamente (ene-19).

Ingresos cobrados de meses anteriores | Sistema contable en línea CalcImp

Este proceso lo debemos realizar también con los gastos, donde además podemos hacer la clasificación por tipo de deducción.

Detalle de los gastos en Calcimp

Dentro de la información del comprobante tenemos esta tenemos las siguientes pestañas de información:

  • Datos de facturación: Información del XML. Selecciona el tipo de gasto, para ir generando un resumen para la declaración anual. En este ejemplo, esta factura corresponde a compra de «papelería y consumibles de oficina».
  • Pagos: Ingresar la información relativa al pago de este comprobante (fecha y método de pago).
  • CFDI: Opciones extras como la descarga del comprobante en XML o PDF, así como detalle del concepto del comprobante fiscal.

Una vez finalizamos la captura de la información de los ingresos y gastos debe quedar mas o menos así:

Ingresos y gastos conciliados | Sistema contable en línea CalcImp

Con esta podemos proceder con el llenado de la declaración para determinar el impuesto correspondiente.

Presenta tus declaraciones

Ya sólo te queda presentar tus declaraciones de impuestos a través de la plataforma del SAT. El sistema contable Calcimp te muestra un resumen y te notifica si vas a pagar o no.

Para ello damos clic en la pestaña «Impuestos».

Determinación de impuestos | Sistema contable en línea CalcImp

En el caso del IVA tenemos un saldo a favor de $ 502.00 MXN y en el ISR de momento no tenemos que pagar cantidad alguna en este período. El sistema contable Calcimp nos adelanta que si fueran resultados anuales tendríamos un saldo a favor de $ 626.00 MXN.

Con esta y la información de los ingresos y gastos podemos presentar nuestra declaración de impuestos para ello ingresamos a la página del SAT, nos dirigimos al menú Declaraciones / Presenta tus pagos provisionales o definitivos o damos clic aquí.

Ingresamos nuestra contraseña o nuestra firma electrónica y posteriormente en el menú Presentación de la declaración / Mi contabilidad.

Presentar declaraciones en el portal del SAT

Seleccionamos el tipo de Periodicidad (1-Mensual) y período (Enero) y damos clic en «Siguiente».

Seleccionar obligaciones para presentar declaración mensual

Seleccionamos ambas obligaciones a declarar y damos clic en «Siguiente».

Si es la primera vez nos aparecerá un vídeo de presentación que nos mostrará las bondades de utilizar la herramienta «Mi Contabilidad» (un sistema muy simplificado de registrar tus ingresos y gastos).

Entre ellas está la ventaja de ya no tener que enviar la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) ni la Contabilidad Electrónica.

Aunque a simple vista parece una gran idea, con la incertidumbre que tenemos en los cambios de las reglas que rigen esta facilidad, muchos optamos por presentar la declaración con los datos que nos arroja nuestro sistema contable y utilizar el formato anterior.

Sobre el tema de los cambios en el aplicativo «Mi Contabilidad» hablé en el Ep. 18 del podcast, clic aquí sí deseas escucharlo.

Aviso del SAT para utilizar "Mi Contabilidad"

Seleccionamos la opción «Quiero utilizar el formato no simplificado del pasado y seguir presentando la DIOT y contabilidad electrónica» y damos clic en «Continuar».

Llenado de la declaración mensual

Seleccionamos «ISR PERSONAS FÍSICAS. SERVICIOS PROFESIONALES» para empezar el llenado. Dentro del formulario para la determinación del ISR tenemos que con estos datos como mínimo:

  • Ingresos del período.
  • Compras y gastos del período.
  • Pagos provisionales efectuados con anterioridad.
  • Impuesto retenido.
Determinación del ISR personas físicas con ingresos por servicios profesionales

Esta información la podemos obtener de los registros que tenemos en nuestro sistema contable CalcImp.

La mecánica para la determinación del ISR causado ya la hemos mencionado anteriormente si quieres saber mas detalles da clic aquí.

Estímulos fiscales: Aplica en caso dar empleo a personas con discapacidad y/o adultos mayores. Sobre este tema hablé en el Ep. 17 del podcast, clic aquí sí deseas escucharlo.

Deducción de inversiones de ejercicios anteriores: En caso de haber adquirido algún activo (vehículo, equipo de cómputo, equipo trabajo, mobiliario y equipo). Mas información en mi guía para dominar las deducciones.

PTU pagada en el ejercicio: En caso de haber tenido trabajadores y haber pagado PTU la deberás manifestar por separado de las compras y gastos del período.

Pérdidas fiscales de ejercicios anteriores: Cuando tienes pérdidas y no las has aplicado, la autoridad te la oportunidad de disminuirlas y con ello bajar la base gravable (cantidad sobre la que se calcula el impuesto).

Estímulos acreditarles: Aplica sólo a proyectos de inversión en artes y a programas para el deporte de alto desempeño.

ISR pagos provisionales efectuados con anterioridad: Recordemos que el ISR en personas físicas se determina de forma provisional, por lo que en cada mes se acumulan los ingresos y los gastos, se determina el ISR causado y a este se le disminuyen los pagos anteriores (en este caso estamos trabajando con el mes de enero por lo que no hay mes anterior de este ejercicio).

ISR retenido de períodos anteriores: La suma de ISR retenido desde que inicia el ejercicio fiscal (de acuerdo con el Código Fiscal de la Federación, los ejercicios fiscales comprenden el año completo de calendario ene-dic) hasta el mes inmediato anterior. Sucede lo mismo que el caso anterior, como estamos presentado la declaración del mes de enero no tenemos ISR retenido acumulado.

ISR retenido del período: En caso de haber realizado operaciones con personas morales y que nos hayan retenido este impuesto lo podemos capturar aquí para considerarlo en el cálculo y disminuirlo del ISR causado.

Como el ISR causado es de $ 61.00 MXN, al considerar las retenciones de este impuesto nos da $ 0.00 MXN a pagar. En este nivel no podemos obtener un saldo a favor ya que este se determina hasta que presentamos la declaración anual.

Una vez hemos finalizado los datos anteriores procedemos con la determinación del pago, así que damos clic dicha pestaña. Como el impuesto a cargo determinado en el paso anterior es 0 (cero) en esta sección no tenemos que ingresar mas información.

En caso de pagar fuera del plazo deberás pagar actualizaciones y recargos, la aplicación los determina por ti aunque si deseas saber cómo se determinan da clic aquí.

Damos clic en «Guardar» y posteriormente en «Menú principal».

Determinación del IVA

Realizamos el mismo procedimiento de llenado para determinar el cálculo del IVA.

Se nos presenta el formulario para la determinación de este impuesto y para ello tenemos que ingresar como mínimo:

  • Actividades gravadas a la tasa del 16%.
  • IVA acreditable del período
  • IVA retenido

Actividades gravadas a la tasa del 0%: Aunque parezca absurdo, existen actividades que están gravadas a la tasa del cero por cierto (artículo 2-A LIVA) esto quiere decir que aunque aritméticamente sea lo mismo que estar exentas, las empresas que realizan estas actividades les resulta a favor todo el IVA que paguen en sus compras y gastos.

Actividades exentas: Estas actividades no son sujetas de este impuesto (artículo 9 LIVA) y a diferencia de las actividades gravadas a la tasa del 16% o del 0%, el IVA que pagado en las compras y gastos forman parte de estos importes, por lo que no da lugar saldos a de IVA.

En caso de tener la combinación de actividades gravadas (16% y/o 0%) y exentas, el IVA pagado en las compras y gastos se acreditará en la proporción que representen las actividades gravadas del total de ingresos del período.

Otras cantidades a cargo: En caso de tener que reintegrar alguna cantidad derivado del ajuste en las inversiones u otra de naturaleza análoga.

Otras cantidades a favor: En caso de tener algún monto actualizado acreditable derivado del ajuste en inversiones u otra de naturaleza análoga.

Como en la determinación del IVA es de carácter mensual y definitivo en este caso vemos que obtenemos $ 502.00 MXN de saldo a favor el cual podemos optar por el acreditamiento o la devolución.

Sobre el tema del saldo a favor de IVA y lo complicado que se ha vuelto recuperarlo, la opción que más nos conviene en este momento es el acreditamiento (a no ser que ya no vayas a tener operaciones en el futuro). Sobre este tema hablé en el Ep. 019 del podcast, si deseas escucharlo da clic aquí.

Una vez hemos finalizado los datos anteriores procedemos con la determinación del pago, así que damos clic dicha pestaña. Como obtuvimos saldo a favor, esta sección queda deshabilitada y no tenemos que ingresar o modificar mas información.

Damos clic en «Guardar» y posteriormente en «Menú principal».

Listo, ya hemos terminado con la captura de la información. Lo que resta es enviarla dando clic en «Enviar declaración».

La aplicación te arrojará el acuse de recibo de la declaración presentada. En caso de tener alguna cantidad a pagar el documento te mostrará una línea de captura y una fecha de vencimiento.


Con el sistema contable Calcimp puedes llevar en todo momento la información que se procesa dentro de tu empresa y con ello anticiparte con el pago de tus impuestos.

Como has podido observar, para usar este sistema no se requieren conocimientos avanzados de contabilidad, ya que incluso puede ser utilizada como herramienta administrativa en el control de cobros y pagos.

Aun así es importante mencionar que la figura del contador sigue siendo de vital importancia en determinadas situaciones que se salen de la esfera contable y se involucran en otras áreas como la fiscal, civil, mercantil, laboral y de seguridad social, etc.

Una vez procesada y capturada la información, uno te puede orientar en:

  • Saber si determinadas situaciones se deben informar o no en la declaración anual.
  • Cómo cumplir con otras obligaciones que no requieren pago al SAT.
  • Qué gastos son deducibles y cuáles no.
  • Cómo realizar una corrección en caso de haber cometido algún error.
  • Y en algunas situaciones planificar de manera correcta las grandes entradas de efectivo y evitar caer en discrepancia fiscal.

Además cuando el crecimiento de tu empresa te obligue a delegar actividades es ahí donde entra el contador nuevamente, pues lo mas seguro es que por cuestión de costo-beneficio te sea mas productivo dejar esto en manos de alguien mas y dedicarte a lo tuyo.

Ten en cuenta que te abandonaremos ya que el sistema contable Calcimp cuenta con ejecutivos capacitados con bases fundamentales en contabilidad, que te podrán asesorar y llevar de la mano en cada paso que des con la plataforma.

Aun así, si necesitas de los servicios contables o de una asesoría no dudes en ponerte en contacto conmigo, será un placer trabajar juntos 👨‍💻.

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