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Extraer información del CFDI (XML)

Hace unos minutos, un cliente me hizo llegar por correo electrónico un documento que la autoridad hacendaría le había notificado. En este documento le solicitan información relacionada con un contribuyente por las operaciones realizadas por la adquisición de Diésel durante el primer cuatrimestre de este año.

No dan seña y razón del motivo por el cual están solicitando la información, sólo que ésta es necesaria para el ejercicio de las facultades de comprobación.

Quiero pensar que se trata de un contribuyente del sector agricultor que está aprovechando las facilidades administrativas en materia de IEPS.

En este documento solicitan lo siguiente:

  • La cantidad correspondiente a los pagos realizados en efectivo.
  • Denominación o razón social y clave del RFC.
  • Número de comprobante expedidos.
  • Monto total que amparan los comprobantes fiscales.

Lo primero que pensé fue ¿En vano toda la información que ya tienen en sus servidores, me están pidiendo que les de detalle de los comprobantes?.

Lo cierto es que, debo admitir que esa postura del SAT nos indica que aunque tienen la información en su base de datos no andan indagando sin autorización (como muchos suponen y pretenden dar temor) y que en todo caso sus revisiones electrónicas siempre serán bajo el conocimiento del contribuyente.

Pensé también en todo el tiempo que implicaría antes revisar comprobante por comprobante hasta hacer la relación que el la autoridad me está solicitando.

De nada nos sirve tener todos los CFDI, si no somos capaces de extraer información.

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Por suerte, no es necesario estar revisando comprobante por comprobante ya que contamos con los archivos electrónicos en su formato XML.

Extraer información del CFDI con Excel

Excel es la paquetería ofimática mas común, por lo que muchos contamos con esta aplicación a la mano.

Para poder extraer información del CFDI a través del Excel debemos seguir los siguientes pasos.

Paso #1 – Habilitar la pestaña Desarrollador.

Para ello nos dirigimos al menú Archivo / Opciones de Excel / Personalizar cinta de opciones – Seleccionar la opción Desarrollador.

Habilitar pestaña Desarollador en Excel

Paso #2 – Nos dirigimos a la pestaña recién habilitada y damos clic en la opción “Importar” dentro de la sección “XML”.

Seleccionar XML a importar en Excel

Ubicamos la carpeta donde se encuentran los comprobantes fiscales, seleccionamos un sólo archivo XML y damos clic en “Importar”.

Es importante tener en cuenta que debemos seleccionar sólo uno para que la aplicación nos genere una tabla a partir de las etiquetas que vienen definidas en el comprobante fiscal, si seleccionas mas de uno el programa mostrará un error.

Los siguientes elementos de esquema y estructura no se pueden asignar a una hora de cálculo.

Una vez hemos importado el primer comprobante fiscal se nos mostrará este mensaje de error, es normal, así que damos clic en “Si” para continuar agregando la información a nuestro libro de Excel.

Seguido de esto, Excel nos pedirá que seleccionemos la ubicación de donde queremos que los datos sean importados, puede ser ahí mismo en la primera celda de la Hoja 1, o en una nueva.

Seleccionar ubicación de la tabla con información XML

Damos clic en “Aceptar” y entonces se nos desplegará la información contenida en el XML separando en cada columna el valor de cada elemento que integra el comprobante fiscal.

Tabla generada con información del CFDI (XML)

Por defecto se nos abrirán cerca de 84 columnas, con información a detalle de todo el comprobante fiscal como lo es la versión, serie, folio, fecha, sello, formaDePago, noCertificado y así un largo de etcéteras.

Aquí existe un pequeño inconveniente de que aunque sólo hemos importado un sólo comprobante fiscal la aplicación nos ha generado 3 filas, en ocasiones cuando el comprobante contiene muchos conceptos se llegan a incluir muchas mas filas.

Si deseas eliminar columnas te recomiendo que esperes a que hayas importando todos los comprobantes con los que vas a trabajar ya que las siguientes importaciones lo solicitarán.

Paso #3 – Procedemos a importar los demás comprobantes. Repetimos el mismo procedimiento anterior con la diferencia que ahora podemos seleccionar los demás para que sean incluidas en la misma tabla.

Tabla generada con información de todos los CFDI (XML)

Listo ahora si, podemos extraer información necesaria con la que vamos a trabajar.

Al principio te costará un poco, mas si no estás familiarizado con el uso de tablas y filtrado de información.

Como en mi caso me solicitaban información respectiva de un contribuyente determinado me hubiera ido directamente a la columna AU denominada “rfc12“.

Filtrar información de tablas en Excel

Esto nos arrojará únicamente la información del RFC solicitado, y a partir de aquí podemos ir extrayendo la información

¿Bastante lío no? 😛

Extraer información del CFDI utilizando alguna aplicación

Utilizar una aplicación te facilitará la vida, pues te permitirá extraer toda la información de los CFDI y exportarlos a Excel (o a la aplicación que lo requieras) ahorrándote tiempo y al generar los reportes de forma sencilla y rápida.

XMLSAT++

XMLSAT++ te facilitará la auditoria electrónica y administración masiva de CFDI versión 3.2 y 3.3, cuenta con funciones de descarga masiva de XML modo tradicional y modo automático hasta 15 mil XML por mes, exporta los datos de las facturas electrónicas a Excel, convierte el XML a PDF, posee funciones para validar XML en las listas negras SAT, genera reporte de Impuestos IVA, ISR y IEPS, reporte de concentrado IVA de ingresos y gastos, reporte de recepción de pagos 1.0, reporte de acumulados 3.3, reporte simple y extendido de nómina 1.2 con 223 columnas, contiene funciones para auditoria electrónica, genera la DIOT+archivo batch y cuenta con un convertidor de archivos para generar la contabilidad electrónica 1.3.

Precio: desde $ 999.00 MXN / IVA incluido

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Te sugiero que descargues la versión DEMO del software que esta disponible en esta página y veas por ti mismo lo que es capaz de hacer la herramienta, estoy seguro te fascinará y la adquirirás de inmediato.

Control XML-CFDI

Control XML – CFDI está desarrollado en Excel y totalmente automatizado con macros de tal manera que los archivos XML se importarán directamente en Excel y no tendrás que estar pasando de archivos por archivos de excel para reunir la información como lo hacen la mayoría de los softwares existentes.

Una vez que los datos de tus XML se hayan extraído directamente en Excel harás magia con la información, todo el detalle de tus facturas (SI, incluyendo todos los artículos facturados, sinceramente no conozco otro software que haga esto.) estarán a tu disposición para que generes cualquier tipo de reportes que desees, necesites e imagines en un tiempo récord ya que tus datos estarán totalmente digeridos listos para que los utilices y manipules a tu gusto.

Precio: $1,150.00 $1,049.00 MXN / IVA incluido

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Extraer información del CFDI utilizando CentralCFDI

Por suerte tenemos otras opciones, en mi caso utilice CentralCFDI que me ayudo en cuestión de segundos a obtener toda esta información ya que me dirigí a la opción CFDI Emitidos.

Ya en una publicación anterior comenté a cerca de las bondades de esta aplicación por lo que si gustas puedes revisarlas dando clic aquí.

Extraer información del CFDI utilizando CentralCFDI

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Pasos para obtener la información de los comprobantes fiscales.

  1. Seleccionamos la opción CFDIs Emitidos.
  2. Filtramos el período con el que vamos a trabajar, que en este caso se trata de primer cuatrimestre del año 2016.
  3. Filtramos por RFC de los contribuyentes por los que nos han solicitado información.
  4. Seleccionamos el comprobante fiscal para obtener mas información a detalle de cada operación.

En este caso como se trata de 3 comprobantes en todo el período por el que solicitan la información bien podemos extraer la información que nos solicitan directamente. Si nos pidieran mayor información lo conveniente sería descargar en formato CSV (Excel) el listado de comprobantes fiscales y a partir de ahí obtener toda la información.

Listo, ahora ya sabes cómo puedes extraer información del CFDI y con ello cumplir con las obligaciones fiscales en materia de comprobación. Es cierto que existen muchas formas de hacerlo sin embargo quise abordar la opción mas común ya que todos contamos con Excel y la opción mas rápida.

Si esta publicación te ha sido de utilidad te invito a que la compartas en tus redes sociales eso me haría muy feliz.

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