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Extraer información del CFDI (XML)

Descubre cómo extraer información del CFDI y maximizar así el trabajo en tu oficina, simplificando operaciones y atendiendo obligaciones del SAT.

Hoy en día gracias a la facturación electrónica, trabajamos con muchísimo más información que antes; de ahí la importancia de contar con el CFDI (XML) para extraer la información contenida en él.

Afortunadamente, al día de hoy muchos ya empiezan utilizar este elemento como herramienta que facilita el ahorro de costos y aumentan la productividad. Ya son cada vez menos las personas que imprimen los PDF.

Al extraer la información desde el CFDI y trabajar con la información directamente ganamos todos:

  • Si eres empresario, ganas tiempo que puedes estar utilizando en buscar nuevas oportunidades de negocios.
  • Si eres administrativo, ganas tiempo que puedes estar revisando o buscando optimizar tus procesos operacionales.
  • Si eres contador, ganas tiempo que puedes invertir en estudiar o investigar y no esperar a que el contribuyente te mande la documentación a fin de mes.

El XML nos brinda posibilidades enormes que el papel no lo hace.

De ahí la necesidad de contar con las herramientas adecuadas que nos evitarán atrasos al procesar la información en tiempo real y ser capaz de:

  • Cuánto se ha vendido (facturado) al día de hoy.
  • Cuánto se ha comprado (gastado) al día de hoy.
  • Y mejor aun cuál es mi balance al día entre mi IVA cobrado (causado) y el IVA pagado (trasladado).

Ya si queremos vernos más profesionales, podríamos realizar agilizar el registro contable y agilizar la generación de la información financiera reduciendo tiempos o realizar conciliaciones aprovechando la información del XML.

Hace ya un tiempo un cliente me hizo llegar por correo electrónico un documento que el SAT le había notificado.

En este documento le solicitan información relacionada con un contribuyente por las operaciones realizadas por la adquisición de Diésel durante el primer cuatrimestre de este año.

No dan seña y razón del motivo por el cual están solicitando la información, sólo que ésta es necesaria para el ejercicio de las facultades de comprobación.

Quiero pensar que se trata de un contribuyente del sector agricultor que está aprovechando las facilidades administrativas en materia de IEPS.

En este documento solicitan lo siguiente:

  • La cantidad correspondiente a los pagos realizados en efectivo.
  • Denominación o razón social y clave del RFC.
  • Número de comprobante expedidos.
  • Monto total que amparan los comprobantes fiscales.

Lo primero que pensé fue ¿En vano toda la información que ya tienen en sus servidores, me están pidiendo que les de detalle de los comprobantes?.

Lo cierto es que, debo admitir que esa postura del SAT nos indica que aunque tienen la información en su base de datos no andan indagando sin autorización (como muchos suponen y pretenden dar temor) y que en todo caso sus revisiones electrónicas siempre serán bajo el conocimiento del contribuyente.

Pensé también en todo el tiempo que implicaría antes revisar comprobante por comprobante hasta hacer la relación que el la autoridad me está solicitando.

De nada nos sirve tener todos los CFDI, si no somos capaces de extraer información.

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Por suerte, no es necesario estar revisando comprobante por comprobante ya que contamos con los archivos electrónicos en su formato XML.

Extraer información del CFDI con Excel

Excel es la paquetería ofimática mas común, por lo que muchos contamos con esta aplicación a la mano.

Para poder extraer información del CFDI a través del Excel debemos seguir los siguientes pasos.

Paso #1 – Habilitar la pestaña Desarrollador.

Para ello nos dirigimos al menú Archivo / Opciones de Excel / Personalizar cinta de opciones – Seleccionar la opción Desarrollador.

Habilitar pestaña Desarollador en Excel para extraer información del CFDI.

Paso #2 – Nos dirigimos a la pestaña recién habilitada y damos clic en la opción «Importar» dentro de la sección «XML».

Seleccionar CFDI (XML) a importar en Excel para extraer información.

Ubicamos la carpeta donde se encuentran los comprobantes fiscales, seleccionamos un sólo archivo XML y damos clic en «Importar».

Es importante tener en cuenta que debemos seleccionar sólo uno para que la aplicación nos genere una tabla a partir de las etiquetas que vienen definidas en el comprobante fiscal, si seleccionas mas de uno el programa mostrará un error.

Los siguientes elementos de esquema y estructura no se pueden asignar a una hora de cálculo.

Una vez hemos importado el primer comprobante fiscal se nos mostrará este mensaje de error, es normal, así que damos clic en «Si» para continuar agregando la información a nuestro libro de Excel.

Seguido de esto, Excel nos pedirá que seleccionemos la ubicación de donde queremos que los datos sean importados, puede ser ahí mismo en la primera celda de la Hoja 1, o en una nueva.

Seleccionar ubicación de la tabla con información del XML a extraer.

Damos clic en «Aceptar» y entonces se nos desplegará la información contenida en el XML separando en cada columna el valor de cada elemento que integra el comprobante fiscal.

Tabla generada con información del CFDI (XML).

Por defecto se nos abrirán cerca de 84 columnas, con información a detalle de todo el comprobante fiscal como lo es la versión, serie, folio, fecha, sello, formaDePago, noCertificado y así un largo de etcéteras.

Aquí existe un pequeño inconveniente de que aunque sólo hemos importado un sólo comprobante fiscal la aplicación nos ha generado 3 filas, en ocasiones cuando el comprobante contiene muchos conceptos se llegan a incluir muchas mas filas.

Si deseas eliminar columnas te recomiendo que esperes a que hayas importando todos los comprobantes con los que vas a trabajar ya que las siguientes importaciones lo solicitarán.

Paso #3 – Procedemos a importar los demás comprobantes. Repetimos el mismo procedimiento anterior con la diferencia que ahora podemos seleccionar los demás para que sean incluidas en la misma tabla.

Tabla generada con información de todos los CFDI (XML)

Listo ahora si, podemos extraer información necesaria con la que vamos a trabajar.

Al principio te costará un poco, mas si no estás familiarizado con el uso de tablas y filtrado de información.

Como en mi caso me solicitaban información respectiva de un contribuyente determinado me hubiera ido directamente a la columna AU denominada «rfc12«.

Filtrar información de tablas en Excel al extraer información del CFDI.

Esto nos arrojará únicamente la información del RFC solicitado, y a partir de aquí podemos ir extrayendo la información

¿Bastante lío no? 😛

Aplicaciones de pago para procesar tus comprobantes fiscales con tus ión

Utilizar una aplicación diseñada específicamente para extraer la información contenida en el CFDI te facilitará la vida, pues te permitirá ahorrar tiempo y la posibilidad de generar reportes complejos de forma mas sencilla y rápida.

Existen muchas opciones en el mercado, sin embargo en esta ocasión te quiero recomendar 2 opciones de pago:

  • Control XML-CFDI: $ 1,049.00 MXN – Una plantilla de Excel que extrae la información de tus CFDI (XML) y te permite generar reportes de forma ágil, rápida y sencilla.
  • Control XML Nómina: $ 1,249.00 MXN – Una plantilla de Excel que extrae la información de tus CFDI (XML) de nómina y te permite generar reportes de forma ágil, rápida y sencilla.
  • XMLSAT Premium: $ 2,000.00 MXN – Considerada la navaja suiza de los contadores, te permite hacer lo de las dos aplicaciones anteriores, mas la posibilidad de descargar los comprobantes desde la página del SAT, verificar información relevante de tus clientes/proveedores y muchas otras cosas mas.

Ahora ya sabes cómo puedes extraer información del CFDI y con ello cumplir con las obligaciones fiscales en materia de comprobación.

Es cierto que existen muchas formas de hacerlo, sin embargo quise abordar la opción mas común ya que todos contamos con Excel y la opción más rápida.

Si esta publicación te ha sido de utilidad te invito a que la compartas en tus redes sociales y eso me haría muy feliz.

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