Descubrir el verdadero potencial de los XML

Este artículo se publicó originalmente en http://factura-electronica-mexico.com/ | Información sobre facturación electrónica en México. El autor del mismo es Daniel Zurita, Director en Factura360.com. Director en Fiorence.com Ingeniero Industrial y MBA. Síguelos en Facebook y Twitter

xml

El XML: el protagonista incomprendido.

Quiero hacer una rápida reflexión con ustedes a cerca del xml de sus facturas electrónicas.

Somos muy poquitos los que entendemos la función, el objetivo, las características y el alcance que tiene el xml de nuestras facturas. Y vale la pena tomarnos un tiempo para entenderlo.

La facturación electrónica implica que nuestros comprobantes tienen ahora la importante cualidad de poder ser utilizados por sistemas. ¿Cómo? A través del xml. Y esto es lo que realmente nos separa del pasado y pone en nuestras manos un sinfín de oportunidades.

Si bien es al gobierno al que más le ha servido el cambio de formato (para control fiscal), ahora que ya es el único formato de comprobante válido, la mayoría de nosotros no sabemos cómo sacar provecho del xml de nuestras facturas electrónicas.

Al no saber qué hacer con un xml y seguir pensando en el PDF como nuestras facturas, todos perdemos.

Y por eso mi reflexión. El xml es una herramienta muy poderosa. Mediante el xml, todos nosotros podemos saber al día y en tiempo real, entre muchas cosas, lo siguiente:

  • Cuánto hemos vendido o facturado al momento.
  • Cuánto hemos comprado y gastado vía comprobantes fiscales y cuál es mi balance al día entre mi IVA causado y el trasladado
  • Quién me ha cancelado facturas sin mi conocimiento, incluso de meses pasados

Y si somos un poco más exigentes, podríamos:

  • Hacer las pólizas contables desde el xml y agilizar la contabilidad reduciendo tiempos.
  • Hacer la conciliación bancaria aprovechando los xml de nuestros estados de cuenta bancarios, reduciendo tiempos.

¿Recuerdan que por ahí de Julio del presente año el SAT nos estaba pidiendo que hiciéramos el registro contable dentro de 5 días hábiles a partir de la emisión de la factura?

Y todos los contadores brincaron y protestaron diciendo que eso era imposible. Y el SAT se echó para atrás.

La verdad, es que no lo es. De hecho, es muy fácil.

¿Cómo?

A través de sacar provecho del xml.

Verán, si comparamos al xml con algún deporte, por ejemplo fútbol, podemos decir que en el xml tenemos a Messi o Ronaldo. Es decir, tenemos a una estrella. Pero por si mismo, ellos solos no pueden hacer que gane el equipo. Necesitamos armar un buen equipo que les ayuden a ellos.

O como si habláramos de un piloto de carreras. El xml es el piloto. Pero por si solo, el piloto no puede hacer nada. Necesita de un buen equipo y sobre todo de un auto ganador.

Lo que le falta al xml, por un lado, es que todos entendamos su potencial y su alcance. Y por otro, necesitamos desarrollar sistemas que nos permitan explotar y capitalizar todo lo que estos pueden hacer por nosotros y nuestro negocio. Y también debemos hacer que estos sistemas sean económicos y accesibles para toda la gente. Sistemas muy fáciles de aprender a usar, de echar a andar, totalmente intuitivos, pero que exploten al máximo el xml de nuestras facturas.

Puedo apostarles que casi nadie en México sabe cómo va el balance de su IVA al día. Ya sea por costumbre o por hábito, todos seguimos pensando que tiene que terminar el mes, y luego nuestro contador nos dará noticias.

Hoy esto ya cambió.

[…]

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