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¿Cómo almacenar y validar los CFDI (XML) correctamente?

Ya lo he repetido en distintas ocasiones.

Los contribuyentes tenemos la obligación de conservar la documentación que se refiere a la contabilidad por un plazo de cinco años contados a partir de la fecha en que se presentaron o debieron presentar las declaraciones con ellas relacionadas1.

En ese sentido, por ejemplo si emites o recibes un comprobante fiscal en el mes de marzo de 2016, deberás conservarlo cuando menos hasta el próximo mes de Abril de 2022 (Recordemos que existen obligaciones que se deben presentar al mes siguiente).

Bastante tiempo, ¿no?

Almacenar y validar los CFDI correctamente

Ahora bien, una vez hemos recibido un comprobante fiscal, para una mayor certeza jurídica podremos comprobar la autenticidad de los mismos consultando en la página de Internet del SAT, si el número de folio que ampara el comprobante fue autorizado al emisor y si al momento de la emisión del comprobante fiscal, el certificado con el que fue sellado se encontraba vigente y registrado ante dicho órgano desconcentrado2.

Comprobar la autenticidad de los comprobantes, mas que una facilidad debemos verlo como una actividad rutinaria pues las cantidades que estén amparadas por los comprobantes fiscales que no reúnan algún requisito de los establecidos en el código, o cuando los datos contenidos en los mismos se plasmen en forma distinta a lo señalado, no podrán deducirse o acreditarse fiscalmente3.


Para poder deducir (o acreditar un impuesto) un CFDI debemos verificar su autenticidad.

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Entonces, debemos tener en cuenta que para que un comprobante fiscal se pueda deducir o en su caso acreditar los impuestos trasladados ahí manifestados, adicional a los requisitos mínimos de ley debemos verificar su autenticidad de acuerdo con la base de datos del SAT.

Esta situación se vuele un tanto delicada ya que existen situaciones que se salen de nuestro alcance y que suceden muy a menudo sin que exista mala intención: la cancelación de un CFDI por error.

Es muy común que al momento de cancelar un comprobante fiscal, por error se cancele otro. Y esta situación puede suceder en ambos sentidos ya tanto el que emite como el que recibe se ven afectadas al momento de querer hacer valer un comprobante.

Por ahí se escuchan rumores de que en lo sucesivo la cancelación se dará en dos pasos: el emisor enviará la solicitud y el lo receptor confirmará.

Mientras tanto, todos estamos expuestos a contabilizar comprobantes fiscales cancelados ya que las acciones por parte de la autoridad en avisarnos de este tipo de acciones son un tanto lentas y nada oportunas.

De acuerdo con las reglas de carácter general, se nos dice que los contribuyentes que expidamos o emitimos comprobantes fiscales, debemos almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su forma electrónico XML4.

Es decir, que aunque no estemos completamente acostumbrados hoy en día, podemos prescindir del documento en su versión impresa (o PDF) ya que para efectos fiscales este no tiene validez.

Si bien es cierto, existe la postura de que como contribuyentes no estamos obligados a conservar los CFDI, pues cuando la autoridad fiscal ejerza sus facultades de comprobación podemos hacer uso de un derecho que tenemos como contribuyentes: no aportar información que ya se encuentra en la base de datos del SAT.

Sin embargo, esta postura nos deja en desventaja, pues dejamos de lado aprovechar el potencial que tiene obtener la información directamente desde el comprobante fiscal sin tener que captura todo de forma manual perdiendo tiempo y existiendo el factor del error humano.

Almacenar los CFDI con Dropbox

Almacenar los CFDI con Dropbox

Desde hace ya varios años que llevo utilizando Dropbox como sistema de almacenamiento en la nube y desde ese entonces llevo conmigo a todos lados y en todos mis dispositivos la información con la que trabajo.

No quiero extenderme tanto en el uso de este programa ya que realmente es bastante sencillo.

Únicamente debemos crear una cuenta, y luego instalamos la aplicación en nuestro equipo (o en los que vayamos a trabajar) para que nos cree una carpeta llamada del mismo nombre del programa.

A partir de ahí podemos generar las carpetas a nuestro antojo y en automático todo archivo que se respalde en esta carpeta se subirá a la nube en tiempo real permitiendo tener almacenados y respaldados nuestros documentos en todo momento.

Esto representa una gran ventaja: la movilidad.

No importa si tu equipo se llega a descomponer, todos tus archivos estarán en un sólo lugar. Tampoco importa si te quedaste con algún pendiente en el trabajo donde quiera que te encuentres puedes continuar.

No se como estés lidiando con la organización de tus comprobantes fiscales, pero en mi caso tengo la información organizada de la siguiente manera.

  • Empresas
    • Personas Físicas
      • Nombre del Contribuyente
        • XML
          • Emitidos
            • Ejercicio 20XX
              • Mes XX
          • Recibidos
            • Ejercicio 20XX
              • Mes XX
    • Personas Morales
      • Nombre de la compañia
        • XML
          • Emitidos
            • Ejercicio 20XX
              • Mes XX
          • Recibidos
            • Ejercicio 20XX
              • Mes XX

Como se puede observar, la estructura me permite identificar plenamente los comprobantes fiscales en todo momento pues los he ordenado en cada uno de los meses que corresponde a la fecha de emisión del comprobante fiscal.

Esto de guardarlos en aplicaciones de terceros puede entrar dentro del campo «Cualquier otra tecnología» o incluso dentro de los «Medios Magnéticos» ya que si bien se encuentra en lo que conocemos como la nube, es claro que finalmente estamos almacenando la información en un disco duro que físicamente está en un lugar del planeta.

También es cierto que al estar utilizando un sistema de un tercero estamos expuestos a la seguridad informática que puede ser vulnerada, como cualquier otro sistema en el mundo.

En este caso, al igual que Dropbox existen muchas otras aplicación en línea como Google Drive o Box. Puedes iniciar el plan básico (gratis) y ya dependiendo de tus necesidades migrar a un plan empresarial.

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Validar los CFDI con Verificación CFDI SAT

Verificación CFDI SAT

Para validar mis comprobantes fiscales utilizamos esta aplicación que está desarrollada para dispositivos con sistema Android (4.0+).

El uso de esta aplicación es bastante sencillo y sólo costa de 4 opciones:

  1. Verificar con cámara: Te permite escanear el código bidimencional de los comprobantes fiscales impresos, así cuando los recibas directamente en los establecimientos puedes corroborarlos en ese mismo momento.
  2. Verificar sin cámara: Te permite ingresar el Folio Fiscal del comprobante, este puede ser un poco mas tardado pero igual de eficiente a la hora de mostrarte la validación.
  3. Listar CFDI: A medida que vayas validando tus comprobantes fiscales se irá generando un historial para que puedas hacer la consulta posteriormente si tener que ingresa información alguna.
  4. Acercad de: Muestra información de la empresa que desarrollo la aplicación (¡La misma que desarrolló nuestra app para facturar!)

Totalmente libre de anuncios, esta aplicación se encuentra disponible en dos versiones: Gratis y de pago.

La diferencia entre ambas versiones es que la de pago te permite guardar el historial de las consultas mientras que la gratuita sólo te realiza la validación. El costo de la aplicación en su versión PRO es realmente ridícula que estoy seguro que después de darle la oportunidad querrás comprarla.

Descargar Verificación CFDI SAT

Versión gratis {$ 0.00 MXN} | Versión de pago (PRO) {$ 10.00 MXN}

De momento sólo se encuentra para dispositivos con sistema operativo Android, en cuanto se encuentre para iOS se los haremos sabes.


En la práctica es muy común cancelar comprobantes fiscales por error.

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Almacenar y validar los CFDI automáticamente utilizando CentralCFDI

Por suerte, existen aplicaciones informáticas en el mercado que realizan toda este trabajo por nosotros, desde la verificación de todos y cada uno de estos documentos digitales (y así tener la certeza de que estamos trabajando con documentos vigentes), hasta el almacenamiento y organización de nuestros comprobantes fiscales.

devices-central-cfdi

Una de ellas es la aplicación CentralCFDI, que no sólo te almacena y administra los comprobantes fiscales si no que además cuenta con otras características que nos ahorran realizar tareas de forma manual como lo es la Descarga Masiva de CFDI directamente desde de el SAT y organizarlos por fechas y hasta obtener reportes en segundos.

Listado de comprobantes vigentes y cancelados CentralCFDI

Para verificar el estado de los comprobantes que hemos recibidos debemos:

  1. Seleccionamos la opción CFDIs Recibidos.
  2. Si lo deseamos podemos filtramos el período con el que vamos a trabajar.
  3. Adicionalmente podemos filtrar por RFC.
  4. Si seleccionamos el comprobante fiscal podemos obtener mas información a detalle de cada operación.

Sin embargo, automáticamente tendremos un listado de los comprobantes fiscales, los comprobantes en color verde son válidos y los de color rojo se encuentran cancelados.

La ventaja que tenemos con esta herramienta es que la validación se hace TODOS los días, por lo que podemos estar seguros de que estamos trabajando con los comprobantes correctos y que en su caso, si por error nos han cancelado un comprobante podamos reportarlo a los proveedores a la brevedad posible.

Comprobantes cancelados y vigentes

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Sobre esta aplicación ya he hablado anteriormente, si te lo perdiste o quieres volver a revisarlo da clic aquí.

Conclusión

Nos queda claro que la autoridad pretende tener registro de todas las operaciones en documentos electrónicos, acción que lleva implementado ya desde hace algunos años atrás.

Estos registros pueden ser un dolor de cabeza para nosotros si no contamos con los conocimientos y las herramientas correctas para cumplir con nuestras obligaciones fiscales, considerando que además obtenerlos debemos tener la capacidad para almacenar y validar los CFDI de forma periódica y constante.

Esta fiscalización conlleva sus ventajas y desventajas por lo que debemos buscar el equilibrio entre el beneficio y la seguridad jurídica que representa para toda entidad económica para no tener que dedicar recursos más allá de los razonables en el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Si esta publicación te ha sido de utilidad te invito a que la compartas en tus redes sociales eso me haría muy feliz.


1 Tercer párrafo del artículo 30 del Código Fiscal de la Federación.
2 Antepenúltimo párrafo del artículo 29 del Código Fiscal de la Federación.
3 Último párrafo del artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación.
4 Regla 2.7.1.1 RMF para 2016. Esta obligación no aplica para los contribuyentes que utilicen el sistema de registro fiscal referido en la regla 2.8.1.5 («Mis Cuentas»).


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Esta entrada tiene 3 comentarios

  1. Yo hago respaldo cada semana de todo mi trabajo, lo comprimo bajo contraseña y lo paso a un USB y si puedo lo subo a algún servicio de almacenamiento gratuito de Google o Microsoft. Si hay algo que temo en esta vida es perder lo que he trabajado, saludos, buen post.

    1. ¡Muchas gracias por su comentario!

      Sin duda eso eso es un gran temor. Le recomiendo utilizar Dropbox y olvídese de utilizar USB ya que como lo comentó en el blog la respaldo es automático.

      ¡Saludos!

  2. Hola Israel, como puedo presentar mi declaracion anual del 2012 ahora? en abril presente 2013.2014 y 2015 pero no me dio el calculo automatico del 2012 y nose como hacerlo, gracias

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